phone-icon 050/45 40 80
excelvsword.png

Je administratie in Excel of specifieke software voor de bouw: vergelijk het hier!

3 april 2018 software

Gaat jouw kostbare tijd te veel naar administratieve taken? Ooit al overwogen om anders te werk te gaan? Tijd voor een kritische reflectie.

In dit artikel vergelijken we Excel en Bouwsoft, op basis van concrete ervaringen van bouwondernemers die deze programma's gebruiken bij hun administratie. Hoe maken zij offertes? Hoe verloopt de nacalculatie? Hoe volgen ze hun betalingen op?

Dit zijn de conclusies van jouw collega's:

Offertes maken

Iedere ondernemer in de bouw maakt offertes. Maar hoe kan dit op de meest efficiënte manier?

Vaak moet je eenzelfde soort berekeningen uitvoeren. In Excel is copy-paste redelijk eenvoudig. Wie met Excel werkt heeft een paar vaste formules en daarmee worden de nodige berekeningen gedaan. Een taakje waar men vaak tijd mee verliest is het opzoeken van de laatste prijzen en de juiste BTW-tarieven. En de 'geselecteerde cellen' zijn niet altijd even transparant. Sommige ondernemers rekenen voor de zekerheid nog eens na met hun rekenmachine om 100% zeker te zijn. 

In Bouwsoft kan je bij het maken van offertes gebruik maken van eigen sjablonen. De prijzen van bouwmaterialen en de juiste BTW-tarieven raadpleeg je eenvoudig in je bibliotheek. Net als zoeken van de goedkoopste leverancier van een bepaald product. Tarieven van diensten en producten staan er ook in, en je vindt er een overzicht van je marges en kortingen op materiaal. Je geeft enkel nog het aantal uren of aantal vierkante meter in en je bent er.  Het maken van de berekeningen zelf is ook zeer transparant waardoor je 100% zeker mag zijn van de uitkomst.

“Mijn klantengegevens terugvinden & het bijhouden offertes en facturen, gaat nu in één muisklik."
- Bart Vanneste - EBV Elektriciteit

Nacalculatie: inzicht in de winstgevendheid van je projecten

Het is van groot belang om inzicht te hebben in de kosten en opbrengsten van je projecten. Zo kan je naar de toekomst toe je projecten optimaliseren en meer winst maken.

In Excel raadpleeg je verschillende projectdocumenten, voeg je die samen in een nieuw document en voer je er berekeningen op uit. In die verschillende documenten gaat het over je netto prijzen, je bruto prijzen,  de werkuren, de gebruikte machines en de uren daarvan, enz. De berekeningen moet je zelf invoeren, kennen én nakijken.

Omdat Bouwsoft op maat gemaakt is van de bouwsector, kan deze software zelf aan nacalculatie doen. Net zoals in Excel moet je alles dagelijks en correct invullen. Het ingeven van je uren kan bijvoorbeeld eenvoudig via de app op je smartphone, of op je computer zoals bij Excel. De verwerking in Bouwsoft is wel duidelijk efficiënter en overzichtelijker. Alles zit gebundeld per project waardoor het zeer eenvoudig is om inzicht te krijgen in de winstgevendheid van je project.

Raadplegen van je documenten en gegevens

Als zelfstandige in de bouw voer je diverse werken uit, aan verschillende projecten, bij verschillende klanten. 

Om je Word- en Exceldocumenten overzichtelijk te houden en snel info te kunnen raadplegen moet je een goede en duidelijke mappenstructuur hebben op je computer. Meestal zijn je mappen ingedeeld op basis van de naam van de klant of het project. Naarmate je bedrijf groeit kan het een uitdaging worden om documenten makkelijk terug te vinden. Want er zijn natuurlijk tal van types documenten, zoals offertes, facturen, bestelbonnen, vorderingsstaten, dagrapporten, enz. Vooral het zoeken naar en het terugvinden van deze bestanden kan lastig zijn. 

In Bouwsoft moet je ook duidelijke lijsten aanleggen. Het voordeel is wel dat alles heel eenvoudig te raadplegen is dankzij de zoekmachine. Er is ook een duidelijk overzicht per klant en per project waar je alle verschillende types documenten op heel logische wijze snel terugvindt en eenvoudig kan opvolgen. Alle gegevens en documenten bevinden zich in Bouwsoft op 1 centrale plaats en de zoekmachine vindt alles makkelijk terug. 

Betalingen opvolgen

Je plant je projecten, voert ze uit en dan volgt idealiter een vlotte betaling van de klant. Het opvolgen van betalingen - vlot of minder vlot - is sowieso een uitdaging.

Je kan een overzicht opmaken in Excel dat je dagelijks of wekelijks controleert en up-to-date houdt. Een andere optie is het schriftelijk noteren van betalingsdeadlines in je agenda en die te controleren in combinatie met Excel. Betalingsherinneringen moet je zelf opstellen en versturen.

Bouwsoft geeft je een duidelijk betalingsoverzicht. Je ziet automatisch welke betalingen nog moeten gebeuren. Wanneer een klant te laat is dan krijg jij hiervan een herinnering en staat de betalingsherinnering voor de klant zo goed als klaar om te versturen. Wanneer een betaling is ontvangen registreert Bouwsoft dit automatisch en wordt dit opgenomen in je overzicht.

Opleiding 

Tijdens een opleiding leer je veel efficiënter gebruikmaken van administratietools.

Tijdens een cursus Excel leer je alle basistaken uitvoeren: werken met formules, het structureren van je cijfers en de opmaak van je documenten. Maar deze cursussen zijn zeer algemeen, en al zeker niet op maat van het gebruik in de bouwsector.

Bouwsoft is er speciaal voor ondernemers in de bouwsector. Je kan je inschrijven voor een groepsdemo of een persoonlijke afspraak maken met iemand van Bouwsoft bij jou thuis. De software is op maat gemaakt van jouw sector en wordt volledig toegelicht en gedemonstreerd. Heb je later nog vragen? De helpdesk staat steeds tot je dienst!

De stand van zaken? Wie wint?

Je administratie doen aan de hand van Excel kan zeker, maar het is niet de meest efficiënte tool om vlot te werken. Je moet alles zeer goed bijhouden en opvolgen. 

Bouwsoft voldoet duidelijk aan de noden van bouwondernemers en maakt het mogelijk om alle aspecten van je administratie zeer efficiënt te laten verlopen. 

Ontdek hoe zelfstandigen in de bouw hun grootste uitdagingen aangaan. Download gratis de inspiratiegids 2019.

blijf jezelf inspireren en volg ons