phone-icon 050/45 40 80
Header excel vs bouwsoft

Je administratie in Excel of specifieke software voor de bouw: vergelijk het hier!

17/11 2020 software

Gaat jouw kostbare tijd te veel naar administratieve taken? Ooit al overwogen om anders te werk te gaan? Tijd voor een kritische reflectie.

In dit artikel vergelijken we Excel en Bouwsoft, op basis van concrete ervaringen van bouwondernemers die deze programma's gebruiken bij hun administratie. Hoe maken zij offertes? Hoe verloopt de nacalculatie? Hoe volgen ze hun betalingen op?

Dit zijn de conclusies van jouw collega's.

 

Inhoud van deze pagina:

  1. Offertes maken
  2. Nacalculatie: inzicht in de winstgevendheid van je projecten
  3. Raadplegen van je documenten en gegevens
  4. Betalingen opvolgen
  5. Opleiding
  6. De stand van zaken? Wie wint?

 

1. Offertes maken

Offertes maken in Excel

Iedere ondernemer in de bouw maakt offertes. Maar hoe kan dit op de meest efficiënte manier? Vaak moet je eenzelfde soort berekeningen uitvoeren. In Excel is copy-paste redelijk eenvoudig:

  • Vaste formules waarmee de berekeningen worden uitgevoerd.
  • Tijdrovend om de laatste prijzen en juiste BTW-tarieven op te zoeken.
  • Vaak doet de ondernemer een dubbelcheck met rekenmachine om 100% zeker te zijn. 

Offertes maken in Bouwsoft

In Bouwsoft kan je bij het maken van offertes gebruik maken van eigen sjablonen.

  • Prijzen van bouwmaterialen en juiste BTW-tarieven zijn beschikbaar in de bibliotheek. Net als de goedkoopste leverancier van een bepaald product.
  • Tarieven van diensten en producten zijn raadpleegbaar in de bibliotheek alsook een overzicht van je marges en kortingen op materiaal. Je geeft enkel nog het aantal uren of aantal vierkante meter in en je bent er.
  • Het maken van de berekeningen zelf is ook zeer transparant waardoor je 100% zeker mag zijn van de uitkomst.

Met het materiaalplatform van Bouwsoft koppel je jouw prijslijsten van leveranciers rechtstreeks met het softwarepakket.

  • Steeds up-to-date prijslijsten door de koppeling met jouw leverancier.
  • Aangemaakte bestelbonnen in Bouwsoft kun je rechtstreeks overbrengen naar de webshop van de leveranciers.
  • Neem een kijkje op onze koppelingspagina om te zien welke koppelingen wij op vandaag hebben met leveranciers, boekhoudpakketten enzovoort.
“Mijn klantengegevens terugvinden & het bijhouden offertes en facturen, gaat nu in één muisklik." Bart Vanneste - EBV Elektriciteit

2. Nacalculatie: inzicht in de winstgevendheid van je projecten

Het is van groot belang om inzicht te hebben in de kosten en opbrengsten van je projecten. Zo kan je naar de toekomst toe je projecten optimaliseren en meer winst maken.

Nacalculatie in Excel

  • Raadplegen van je verschillende projectdocumenten, deze samenvoegen in een nieuw document en hierop berekeningen uitvoeren.
  • De documenten spreken over je nettoprijzen, brutoprijzen, werkuren, de gebruikte machines en de uren daarvan enzovoort.
  • De berekeningen moet je zelf invoeren, kennen én nakijken. 

Nacalculatie in Bouwsoft

Omdat Bouwsoft op maat gemaakt is van de bouwsector, kan deze bouwsoftware zelf aan nacalculatie doen.

  • Net zoals in Excel moet je alles dagelijks en correct invullen.
  • Het ingeven van je uren kan eenvoudig via de Time app op je smartphone of op je computer zoals bij Excel.
  • De verwerking in Bouwsoft is efficiënter en overzichtelijker.
  • Alles zit gebundeld per project waardoor het zeer eenvoudig is om inzicht te krijgen in de winstgevendheid van je project.
  • Ontdek de mogelijkheden van onze nacalculatie module.

3. Raadplegen van je documenten en gegevens

Als zelfstandige in de bouw voer je diverse werken uit, aan verschillende projecten, bij verschillende klanten. 

Raadplegen van documenten en gegevens in Excel

  • Meestal zijn je mappen ingedeeld op basis van de naam van de klant of het project.
  • Naarmate je bedrijf groeit kan het een uitdaging worden om documenten makkelijk terug te vinden.  Dit omdat er tal van types documenten, zoals offertes, facturen, bestelbonnen, vorderingsstaten, dagrapporten enzovoort zijn.
  • Vooral het zoeken naar en het terugvinden van deze bestanden kan lastig zijn.

Raadplegen van documenten en gegevens in Bouwsoft

In Bouwsoft moet je ook duidelijke lijsten aanleggen.

  • Voordeel dat alles eenvoudig te raadplegen is dankzij de zoekmachine.
  • Een duidelijk overzicht per klant en per project beschikbaar waar je alle verschillende types documenten op heel logische wijze snel terugvindt en eenvoudig kan opvolgen.
  • Alle gegevens en documenten bevinden zich in Bouwsoft op één centrale plaats en de zoekmachine vindt alles makkelijk terug.
  • Met de emailmodule kun je zelfs alle mailverkeer met deze klant terugvinden in jouw klantenfiche. Ontdek de mogelijkheden va de e-mailmodule en klantcommunicatie in Bouwsoft.


Met de mobile app heb je op jouw smartphone steeds een overzicht bij de hand van al jouw relaties en projecten.

  • Je kunt er eenvoudig een nieuwe Mobile apprelatie of project aanmaken en bewerken, pdf's van jouw facturen en offertes terugvinden en nog zoveel meer.
  • De mobile app is beschikbaar op elk smartphone toestel.

 

4. Betalingen opvolgen

Je plant je projecten, voert ze uit en dan volgt idealiter een vlotte betaling van de klant. Het opvolgen van betalingen - vlot of minder vlot - is sowieso een uitdaging.

Betalingen opvolgen in Excel

  • Een overzicht nodig die je dagelijks/wekelijks controleert en up-to-date houdt of schriftelijk noteren van betalingsdeadlines in je agenda en deze afstemmen met het Excel-bestand.
  • Betalingsherinneringen moet je zelf opstellen en versturen.

Betalingen opvolgen in Bouwsoft

  • Je ziet automatisch welke betalingen nog moeten gebeuren.
  • Wanneer een klant te laat is dan krijg jij hiervan een herinnering en staat de betalingsherinnering voor de klant zo goed als klaar om te versturen.
  • Er zijn twee manieren om aan te geven of iemand betaald heeft in Bouwsoft. Zelf up-to-date houden en aanvinken zodra iemand betaald heeft of gebruik maken van de module import coda-bestanden.

 

Bouwsoft koppelt ook met héél wat boekhoudpakketten.

5. Opleiding

Tijdens een opleiding leer je veel efficiënter gebruikmaken van administratietools.

Opleiding in Excel

  • Is vooral gericht op basistaken uitvoeren: werken met formules, het structureren van je cijfers en de opmaak van je documenten.
  • Is vrij algemeen en niet op maat van het gebruik in de bouwsector.

Opleiding in Bouwsoft

  • Bouwsoft is er speciaal voor ondernemers in de bouwsector. De software is op maat gemaakt van jouw sector en wordt volledig toegelicht en gedemonstreerd.
  • Je kan je inschrijven voor een groepsdemo, webinar of een persoonlijke afspraak maken met iemand van Bouwsoft bij jou thuis.
  • Bovendien geniet je van 30% subsidies op het opleidingsbedrag via de kmo-portefeuille.
  • Heb je later nog vragen? De helpdesk staat steeds tot je dienst!

6. De stand van zaken? Wie wint?

Je administratie doen aan de hand van Excel kan zeker, maar het is niet de meest efficiënte tool om vlot te werken. Je moet alles zeer goed bijhouden en opvolgen. 

Bouwsoft voldoet duidelijk aan de noden van bouwondernemers en maakt het mogelijk om alle aspecten van je administratie zeer efficiënt te laten verlopen. Tevens gaat Bouwsoft mee met de tijd én wordt er dagelijks gewerkt aan verdere nieuwe ontwikkelingen.

Vragen of interesse?
Vraag hier een gratis demo aan, bel ons op 050 45 40 80 of stuur een mailtje naar info@bouwsoft.com. Zo maak je kennis met Bouwsoft én ontdek je wat deze software voor jouw bedrijf kan betekenen. 

 

New call-to-action